Business Process Mapping
Sind Prozessbeschreibungen nicht nur überflüssige Verwaltungsarbeit?
Jede Tätigkeit besteht aus einem oder mehreren Prozessen, oft ohne dass Mitarbeiter und Vorgesetzte sich dessen Bewußt sind. In vielen Firmen gibt es keine dokumentierten Prozesse, weil Prozesse ständigen Änderungen unterworfen sind und/oder der für die Dokumentation benötigte Zeitaufwand als Zeitverschwendung betrachtet wird. So kann es passieren, dass auf Grund von Fehlern in undokumentierten Prozessen an Symptomen repariert wird, während die Ursachen nicht erkannt werden. Die Dokumentation von Arbeitsprozessen kann dem entgegenwirken. Schon durch die Dokumentation selber und die damit verbundene intensive Beschäftigung mit dem Prozess können oft Misstände erkannt werden, die einzeln betrachtet keine Probleme sind, in der Prozesskette aber die Produktivität negativ beeinflussen.
Prozessoptimierung
Als guter Vorgesetzter kann ich das doch selber machen.
Natürlich kann ein entsprechend sensibiliserter Manager oder Geschäftsführer die ihm unterstehenden Prozesse selbst optimieren. Allerdings: wenn in Ihrer Firma die Prozesse noch nicht dokumentiert sind, wo fangen Sie an und wer übernimmt die Aufgabe? Prozessoptimierung ist Chefsache. Das bedeutet jedoch nicht, dass Geschäftsführer oder Exekutivmanagement selbst Dokumentation und Optimierung übernehmen müssen.
Die Beauftragung eines externen Dienstleisters für Prozessdokumentation und -optimierung hat mehrere Vorteile. Als externer Dienstleister bin ich nicht in den täglichen Geschäftsablauf eingebunden und kann mir die notwendige Zeit für Dokumentation, Analyse und Optimierung nehmen. Die eigenen Mitarbeiter sind durch den täglichen Geschäftsablauf oft „betriebsblind“ und tun sich schwer den wichtigen Schritt zurück zu tun, um sich den notwendigen Überblick zu verschaffen.
Meine Dienstleistung
Für ausgewählte Prozesse (vorzugsweise im Bereich Kundenservice, Kundensupport, Kundenkontakt) erstelle ich die notwendige Dokumentation, indem mit den beteiligten Vorgesetzten und Mitarbeitern die einzelnen Schritte detailliert durchgegangen wird. Die dokumentierten Prozesse werden anschließend auf Möglichkeiten zur Optimierung in Verbindung mit der Firmenstrategie analysiert. Dabei gehe ich nicht ausschließlich der Profitmaximierung nach, sondern betrachte das ganzheitliche Zusammenspiel aller Beteiligten. Diese Vorgehensweise ermöglicht über die nachhaltige Steigerung von Zufriedenheit der Mitarbeiter im Prozessablauf die Profitabilität zu gewährleisten.